loading
REZERVUJTE
phone location
REZERVUJTE
Česky 

Poučení hostů o nakladání s osobními údaji a jejich ochraně

(dále jen jako „Poučení hostů o nakládání s osobními údaji“)

Ubytovatel – správce osobních údajů

obchodní společnost: DEIDDA, s.r.o.

IČ: 267 36 713

se sídlem: Politických vězňů 916/16, Praha 1 – Nové Město, PSČ 110 00

zapsaná u: Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 90555

(dále jen jako „Ubytovatel“ či „správce osobních údajů“)

Ubytovatel přijal za účelem přizpůsobení zpracování osobních údajů Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES(dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“) a zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“) Vnitřní předpis o nakládání s osobními údaji, který se vztahuje i na osobní údaje ubytovaných hostů. Ubytovatel tímto Poučením hostů o nakládání s osobními údaji seznamuje ubytované hosty se zásadami a způsoby zpracování jejich osobních údajů následovně:

Článek I.

Zásady zpracování osobních údajů hostů

1. Správce osobních údajů je ve vztahu k ubytovaným hostům jakožto subjektu údajů (dále jen „hosté“) povinen zpracovávat osobní údaje korektně a zákonným a transparentním způsobem tak, aby byly shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely. Zpracovávané osobní údaje musí být přesné a v případě potřeby aktualizované, přičemž rozsah jejich zpracování musí být přiměřený, relevantní a omezený ve vztahu k účelu zpracování. 

2. Osobní údaje musí být uloženy ve formě umožňující identifikaci hostů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány. Osobní údaje jsou zpracovávány a archivovány po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy.

3. Zpracování osobních údajů musí být prováděno způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

4. Správce osobních údajů odpovídá za řádné a zákonné nakládání s osobními údaji a musí být schopen toto dodržení souladu doložit. 

Článek II.

Osobní údaje zpracovávané Ubytovatelem o hostech - cizincích

1. Správce osobních údajů v postavení Ubytovatele je ze zákona (zákon č. 326/1999 Sb., zákon o pobytu cizinců na území České republiky, ve znění pozdějších předpisů) povinen zpracovávat následující osobní údaje hostů, kteří jsou cizinci1 (dále jen „hosté – cizinci“): počátek a konec ubytování, příjmení, jméno, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí. 

2. Zpracování v odst. 1 tohoto článku uvedených osobních údajů hostů – cizinců je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce osobních údajů vztahuje, a není tak vázáno na souhlas hostů – cizinců. Ubytovatel zapisuje uvedené osobní údaje do domovní knihy, za kterou se považuje též soubor listinných dokumentů podepsaných cizincem na přihlašovacím tiskopisu či stejnopisu listinného dokumentu obsahujícího údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu (dále jen „domovní kniha“). 

3. Ubytovatel dále zpracovává a uchovává v domovní knize následující osobní údaje hostů – cizinců za účelem uzavření a splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jsou hosté - cizinci, tedy za účelem poskytnutí ubytování, a též za účelem ochrany oprávněných zájmů Ubytovatele: číslo platební karty hosta – cizince. 

4. Zápisy osobních údajů do domovní knihy musí být provedeny v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně. 

5. Ubytovatel je povinen vést domovní knihu v listinné podobě. Údaje uváděné v domovní knize jsou vedeny též elektronicky prostřednictvím rezervačního systému HORES. Přístup k údajům hostů v domovní knize může být poskytnut subjektům oprávněným podle obecně závazných předpisů České republiky (zejména pak cizinecké Policii České republiky). Elektronická evidence je zálohována na interní záložní server.

6. Domovní knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Listinné dokumenty nahrazující domovní knihu je Ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování hosta – cizince.

Článek III.

Osobní údaje zpracovávané Ubytovatelem o tuzemských hostech

1. Správce osobních údajů v postavení Ubytovatele je ze zákona (zákon č. 326/1999 Sb., zákon o místních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů) povinen zpracovávat následující osobní údaje hostů, kteří jsou státními občany České republiky (dále jen „tuzemští hosté“), a jejichž účel pobytu podléhá povinnosti úhrady místního poplatku za rekreační pobyt: počátek a konec ubytování, účel pobytu, příjmení, jméno, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí. O těchto osobních údajích tuzemských hostů je Ubytovatel povinen vést evidenční knihu v listinné podobě.  

2. Nejsou-li osobní údaje tuzemských hostů zpracovávány Ubytovatelem podle odst. 1 tohoto článku, je Ubytovatel oprávněn zpracovávat ve stejném rozsahu osobní údaje za účelem uzavření a splnění smlouvy o ubytování. V případě, že je na základě smlouvy o ubytování ubytováno více osob, které neplatí poplatek podle zákona o místních poplatcích, postačuje zpracování osobních údajů pouze objednatele jakožto ubytovaného tuzemského hosta a počet dalších ubytovaných tuzemských hostů. Je-li objednatelem každá z těchto osob individuálně, poskytují výše uvedené identifikační údaje všechny tuzemské ubytované osoby.

3. Ubytovatel dále zpracovává a uchovává následující osobní údaje tuzemských hostů za účelem uzavření a splnění smlouvy o ubytování, jejíž smluvní stranou jsou tuzemští hosté, tedy za účelem poskytnutí ubytování, a též za účelem ochrany oprávněných zájmů Ubytovatele: číslo platební karty tuzemských hostů. 

4. Zpracování v tomto článku uvedených osobních údajů tuzemských hostů není vázáno na souhlas ubytovaných tuzemských hostů.

5. Ubytovatel zapisuje uvedené osobní údaje tuzemských hostů do evidenční knihy, která je vedena jak v listinné, tak v elektronické podobě prostřednictvím rezervačního systému HORES. Evidenční knihou se rozumí i případné listinné dokumenty obsahující údaje v rozsahu evidenční knihy. (dále jen souhrnně jako „evidence“). Elektronická evidence je zálohována na interní záložní server.

6. Zápisy osobních údajů do evidence musí být provedeny v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně.

7. Evidenci Ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Listinné dokumenty nahrazující evidenční knihu je Ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování tuzemského hosta.

Článek IV.

Přístup osob k osobním údajům hostů

1. Ubytovatel uchovává osobní údaje hostů v rozsahu stanoveném tímto Poučením hostů o nakládání s osobními údaji v elektronické a papírové (fyzické) podobě, přičemž k těmto údajům mají přístup následující osoby:

  • Ředitel Hotelu;
  • Operations Manager;
  • recepční Ubytovatele jakožto jeho zaměstnanci;
  • externí správce sítě v případě elektronické dokumentace.

2. Osobní údaje ubytovaných hostů Hotelu v rozsahu jméno, příjmení a adresa bydliště jsou předávány v rámci fakturace externě spolupracující účetní společnosti.

3. Přístup k osobním údajům hostů, a to jak tuzemských hostů, tak hostů – cizinců, může být poskytnut též subjektům, které jsou oprávněné k nahlížení podle obecně závazných právních předpisů (zejména Policie České republiky).

Článek V.

Právo hostů na přístup k osobním údajům

1. Hosté jsou oprávněni požadovat od Ubytovatele potvrzení, zda osobní údaje, které se jich týkají, jsou či nejsou Ubytovatelem zpracovávány, a pokud je tomu tak, mají právo získat přístup k těmto osobním údajům a k tomu se vztahujícím informacím (zejména účel zpracování; kategorie dotčených osobních údajů; subjekty, kterým jsou osobní údaje předávány; plánovaná doba uložení osobních údajů) – tyto skutečnosti též vyplývají z tohoto Poučení hostů o nakládání s osobními údaji.

Článek VI.

Právo hostů na opravu a výmaz osobních údajů

1. Host je oprávněn, aby Ubytovatel bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se hosta týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má host právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

2. Host má právo na to, aby Ubytovatel bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se hosta týkají, a Ubytovatel má povinnost osobní údaje hosta bez zbytečného odkladu vymazat, pokud osobní údaje hosta již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány a z obecně závazných předpisů nevyplývá povinnost jejich uchování, či pokud osobní údaje hosta byly zpracovány protiprávně. Ubytovatel není povinen smazat osobní údaje hosta v případě, kdy je zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace; nezbytné pro splnění právní povinnosti vyplývající z obecně závazných právních předpisů; případně nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

1. Host má právo na to, aby Ubytovatel omezil zpracování osobních údajů hostů v následujících případech:

host popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Ubytovatel mohl přesnost osobních údajů ověřit;

zpracování je protiprávní a host odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

Ubytovatel již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale host je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

host vznesl námitku proti zpracování, a to do doby, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Ubytovatele převažují nad oprávněnými důvody hosta.

2. V případě omezení zpracování osobních údajů mohou být tyto údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem hosta, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu. To nevylučuje právní povinnost Ubytovatele ohlásit hosty – cizince příslušnému oddělení cizinecké Policie České republiky. Host, který dosáhl omezení zpracování podle tohoto článku, musí být Ubytovatelem předem upozorněn na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

Článek VIII.

Právo hosta vznést námitku proti zpracování osobních údajů

1. Host má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a jejichž zpracování je podle Ubytovatele nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného Ubytovatele či třetí strany, či pro splnění právní povinnosti Ubytovatele.

2. Ubytovatel osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami hosta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Článek IX.

Další práva hosta

1. Host má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Ubytovateli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému Ubytovateli, aniž by tomu Ubytovatel, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:

zpracování je založeno na souhlasu, který udělil host se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;

zpracování je založeno na smlouvě, a tedy je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je host;

zpracování se provádí automatizovaně.

2. Host má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. To neplatí, pokud je rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Ubytovatelem a hostem; nebo založeno na výslovném souhlasu hosta; nebo povoleno právem Evropské unie nebo členského státu, které se na Ubytovatele vztahuje a které rovněž stanoví vhodná opatření zajišťující ochranu práv a svobod a oprávněných zájmů hosta. 

3. Ubytovatel není oprávněn pořizovat bez výslovného a písemného souhlasu hosta kopie jeho osobních dokladů. Odmítne-li host souhlas k pořízení kopie jeho osobního dokladu udělit, nesmí za to být ze strany Ubytovatele žádným způsobem sankcionován či znevýhodňován.

4. Ubytovatel je povinen oznamovat jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s čl. VI. a VII. tohoto Poučení hostů o nakládání s osobními údaji, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Příjemcem se přitom rozumí fyzická nebo právnická osob, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoliv (orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření, se za příjemce nepovažují). Ubytovatel informuje hosty o těchto příjemcích, pokud to host jakožto subjekt údajů požaduje.

Článek X.

Oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů zaměstnanci

1. V případě porušení zabezpečení osobních údajů je správce osobních údajů povinen bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 72 hodin od zjištění, nahlásit Úřadu pro ochranu osobních údajů, že k takovému porušení došlo a k tomuto porušení se vztahující informace. 

2. Je-li pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob - hostů, oznámí Ubytovatel toto porušení bez zbytečného odkladu hostovi. V takovém oznámení Ubytovatel hostovi za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků popíše povahu porušení zabezpečení osobních údajů a k tomu se vztahující údaje, zejména pak popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů a popis opatření, která Ubytovatel přijal nebo navrhl k přijetí s cílem vyřešit dané porušení zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

Článek XI.

Poučení hostů Hotelu o nakládání s osobními údaji a jejich ochraně

1. Poučení hostů o nakládání s osobními údaji je pro všechny hosty dostupné na recepci Hotelu a na webových stránkách Hotelu na adrese www.sovereignhotel.cz.